A agilidade é uma qualidade essencial para times de redes de franquia, especialmente em períodos de crise, já que “pensamento ágil” pode ajudar a reverter situações específicas. Nesse sentido, veja como a metodologia ágil para franquias pode ser o diferencial que faltava para a otimização da sua marca.

Afinal, já pensou em quão mais vantajoso seria se você pudesse modificar detalhes de um projeto, por exemplo, antes do resultado? Tudo isso gera maior adaptação a situações inesperadas, como a pandemia do Coronavírus que exigiu inúmeras mudanças e flexibilidade. Neste sentigo, esta estratégia garante um resultado mais produtividade e uma redução de custos.

E aí, sentiu interesse no assunto e quer entender melhor como a metodologia ágil surgiu, aplicações, casos de sucesso e muito mais? Continue a leitura e fique por dentro!

O que é a metodologia ágil e como surgiu?

Em meados dos anos 1990 o mercado já exigiu que as marcas melhorassem o nível de competição e se tornassem mais ágeis para desenvolver produtos que acompanhassem esse ritmo.

Isso resultou na criação da metodologia ágil, que como o próprio nome sugere, serve para acelerar os processos e atuar como uma alternativa aos modelos tradicionais e burocráticos, que costumam ser mais demorados e dificultar o trabalho, especialmente em momentos de crises. A metodologia foi evoluindo com o tempo, de acordo com as necessidades de cada cliente.

Além da agilidade, que é a principal característica desta metodologia, ela também conta com outras vantagens, como:

• possibilitar a realização de feedbacks constantes;
• trabalhar com equipes menores e com alto nível técnico;
• o processo é incremental (o que enriquece e otimiza o resultado);
• simplificar o processo;
• permitir a colaboração do cliente no desempenho das demandas;
• ser extremamente adaptável às várias modificações que possam surgir.

As vantagens dessa metodologia também fizeram com que em 2001 ocorresse a criação do Manifesto Ágil nos Estados Unidos, por um grupo de 17 pessoas, distribuído em 12 princípios e quatro valores, que são:

• indivíduos e interação entre eles mais que processos e ferramentas;
• metodologia em funcionamento mais que documentação abrangente;
• colaboração com o cliente mais que negociação de contratos;
• responder às mudanças mais que seguir um plano.

Como funciona a metodologia ágil em redes de franquia?

Alguns modelos de empresas ou setores específicos, como em agências de comunicação, startups e ambientes com atendimento ao cliente, especialmente, exigem um dinamismo e flexibilidade muito altos para conseguir lidar com imprevistos — e os previstos — sem que isso comprometa a demanda e resulte em maiores custos e queda na produtividade.

Atualmente é, mais do que nunca, essencial fornecer respostas rápidas a eventos e oportunidades. Por isso, a metodologia ágil realiza o planejamento em etapas curtas, as chamadas sprints.

Esse método substitui o modelo cascata, mais antigo e tradicional, que consistia nas entregas de um projeto apenas no final. Assim, era preciso definir e seguir todos os detalhes do projeto minunciosamente para que tudo ocorra de acordo com o planejado.

Com a metodologia ágil, o primeiro passo para realização de qualquer demanda é criar um esboço das pretensões para o resultado, o que economiza bastante tempo, comparado ao modelo convencional.

Para isso, são realizadas reuniões de planejamento, chamadas de sprint planning e, posteriormente, outros eventos denominados sprint review e a retrospectiva da sprint, em que a equipe deve analisar o andamento do projeto até o momento. Esse andamento é acompanhamento por reuniões diárias, as daily scrum.

Phanning

A Planning nada mais é do que o planejamento daquela sprint. Lembrando que sprint é o período que aquelas demandas vão estar em planejamento, execução e finalização. A sprint pode ser de uma semana, 15 dias ou qualquer período estabelecido de acordo com o que for o ideal para o seu time.

No planejamento inclui-se as demandas, ou seja, toda tarefa ou projeto planejado que deverá ser executado naquele período. É na planning onde define-se os envolvidos por cada projeto/tarefa, os materiais necessários para estudo e execução, estabelece também todas as etapa deste ciclo de planejamento, estudo, execução e finalização, assim como o tempo, responsáveis etc.

Retrospectiva

A retrospectiva é a análise daquela sprint. O que foi executado, o que não foi, porque algumas tarefas demoraram tanto para finalização do que outras. Quais foram as dificuldades. Olha-se também para os resultados objetivos pelos projetos/tarefas. E por fim, enxerga-se os pontos de melhorias e “to dos“, ou seja “aprendizados” a serem aplicados para a próxima sprint.

Alguns times chamam esta dinâmica de “terapia”, porque ela cumpre o propósito de refletir sobre o período, cabe cada um olhar para o seu dia a dia e procurar pontos de melhoria. Entender de que forma uns podem ajudar ainda mais outros na sua rotina.

Daily

A Daily é uma dinâmica extra. Alguns times necessitam mais do que outros. Que nada mais é do que reunir todos do time em um momento, geralmente de 15 minutos para refletir sobre seus trabalhos, entender quais estão sendo as dificuldades de execução das tarefas, como alguém pode ajudar o outro da forma mais rápida possível. O chamado “errar rápido e arrumar rápido”. Entender os ruídos diários que estão dificultando a finalização de projetos durante a sprint.

Esta dinâmica está sendo muito utilizada por times maiores durante a quarentena ocasionada pela COVID-19, uma vez que impossibilita os times estarem mais próximos no seu dia a dia e tirarem essas dúvidas de forma ágil. É tanto uma forma de alinhamento como garantia de que tudo ocorrerá o mais próximo do que foi planejado durante a planning.

Quais os principais exemplos da metodologia ágil?

Existem alguns tipos de metodologias ágeis que podem ser muito úteis no seu negócio. Confira abaixo as 2 principais.

1. Scrum

O Scrum é um dos métodos mais utilizados atualmente, especialmente pela sua possibilidade de ser integrado a outras metodologias, além de sua abordagem incremental e iterativa. De acordo com o State of Agile, 80% dos projetos em todo mundo escolhem contar com esse método.

O Scrum pode ser aplicado em qualquer ambiente de trabalho, mas é indicado principalmente para projetos com maior complexidade e objetivo bem definido.

2. Kanban

Com essa metodologia você pode realizar interferências para otimizações constantes no processo, já que é permitido visualizações pela equipe ao longo de todo processo, por meio de um quadro de atividades semelhante a um tabuleiro, que traduz o nome da metodologia.

Na prática… O quadro de atividades do kanban divide e organiza todo o processo necessário de uma tarefa ou projeto. As etapas, por exemplo, seriam: para fazer, fazendo, em revisão, finalizado, precisa melhorar, análise de resultados. Este seria um quadro bem completo de etapas necessárias para uma demanda que foi planejada em uma sprint, por exemplo. Assim, só de bater o olho, você consegue visualizar de forma geral em que etapa está cada tarefa, há quanto tempo cada tarefa está naquela etapa, o que está aguardando para finalização de cada projeto etc.

De forma bem dinâmica, equipes costumam desenhar estas etapas em um quadro/vidro e colam post-its que significam cada demanda/tarefa. O ideal é que os post-its sejam breves, apenas como o nome do projeto “Divulgação da campanha de inverno” ou “apresentação da nova coleção” por exemplo. Mas uma dica legal é incluir as inicias do responsável pelo projeto em cada canto inferior do papelzinho. 😉

Lembrando que esta dinâmica pode ser realizada por plataformas como Trello, Pipefy, Notion etc. Ideal para quem procura uma alternativa digital mais produtiva e interativa.

Quais casos de sucesso com o uso das metodologias ágeis?

Magazine Luiza

Um exemplo do sucesso com as metodologias ágeis é o Magazine Luiza, que desde 2011 começou a introduzir a tecnologia do MagaLu e em 2017 passou a ter uma maior transformação digital. Dois anos depois, a marca se tornou referência quando o assunto é implantação tecnológica em lojas físicas.

O sucesso da implantação se deu especialmente pelos seguintes fatores;

• apoio da liderança;
• desdobramentos de estratégias;
• indicadores de impactos;
• times pequenos e multidisciplinares.

Boticário

A necessidade de buscar a metodologia ágil foi sentida até por negócios bem-sucedidos, como é o caso do Boticário, que procurou esse tipo de evolução para que não fosse ultrapassado.

Dessa maneira, os novos projetos e ideias adotados nas unidades da marca são testados em pequenas escalas e são expandidos para o resto das linhas, se derem certo. Assim, o que antes poderia levar até um ano e meio, com as metodologias ágeis chega a três meses.

Além da rapidez mencionada, esse tipo de metodologia também permite que o Grupo Boticário teste novos produtos em lotes menores, o que evita a fabricação em grande escala, que leva mais tempo e consome mais recursos.

Resumindo, a agilidade é uma das principais vantagens de implementar a metodologia nas empresas, além disso, a frequência de entrega dos resultados também é maior, o que permite mais foco e entregas de qualidade. E, ainda, é possível ter uma mitigação de riscos, alinhamento da equipe, identificação e correção de disfunções etc.

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Até a próxima!